¿Cómo organizar una asamblea de propietarios exitosa?

Por estos días, es muy común que se realicen las asambleas de propietarios, importantes reuniones en donde se delibera el futuro contable, financiero y social de las propiedades horizontales, las cuales hacen referencia a las copropiedades o unidades residenciales tales como edificios y conjuntos en las que se comparten áreas comunes como: zonas verdes,🌳 pasillos, ascensores, escales, terrazas…

Teniendo en cuenta que este tipo de asambleas son el máximo órgano de administración de un inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal, Diana Carolina Ruiz Muñoz, directora de Corporación P.H., la Corporación Colombiana de profesionales en propiedad horizontal, explica debe llevarse con el lleno de requisitos contenidos en la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal de cada edificio o conjunto (convocatoria, quórum y mayorías para sesionar y para tomar decisiones, entre otros).

🔗 5 temas a tratar en una asamblea general de propietarios

Pese a que la inasistencia a este tipo de reuniones puede acarrear varias sanciones; las cuales deben estar descritas en el Reglamento de Propiedad Horizontal, 🏫es común que se presenten inasistencias por varios motivos, entre ellos, una mala organización y planeación de la asamblea. 😮 ¿En tu labor como administrador tienes la responsabilidad de organizarla?😮 En Jelpit hacemos que todo en tu vida fluya, y te compartimos todo lo que debes tener en cuenta:

¡Convoca la asamblea con anticipación! ✅

Según la Ley 675 de 2001, las asambleas se deben convocar con una anticipación no menor a 15 días calendario. Sin embargo, es importante revisar el reglamento de propiedad horizontal, pues las condiciones pueden variar de acuerdo a cada conjunto. En cuanto a la convocatoria, asegúrate de hacerlo a través de distintos medios ya sea correo electrónico, volantes, entre otros.

No olvides que la asamblea se debe realizar máximo tres meses posteriores a la finalización del periodo presupuestal. Por lo general, este periodo es de enero a diciembre, lo que significa que esta reunión se debería realizar en marzo. Sin embargo, esto no es una regla general y hay propiedades en que la asamblea se puede realizar en otro mes de acuerdo a su periodo presupuestal.

  En Bogotá, según datos catastrales, aproximadamente el 65% de sus predios son de propiedad horizontal.

¡Datos importantes! ✨

Es importante que en la convocatoria se indique datos importantes como:

• Fecha
• Hora
• Lugar de la reunión
• Orden del día

Asegúrate de anexar el formato del poder para que quienes no puedan asistir, envíen a alguien de representación.📜

Organización, un aspecto fundamental en una asamblea 👌

La planeación es una de las claves para una reunión exitosa.✅ Si la asamblea se realizará de manera presencial, asegúrate de revisar aspectos como las instalaciones del lugar, control de ingreso, entre otros. En el caso de que sea virtual es importante buscar una plataforma amigable que permita que se pueda verificar el quórum y que  los usuarios puedan votar.

También puedes leer: ¿Qué es y cuál es el objetivo de las Asambleas en una propiedad horizontal?

Los documentos de soporte 📄

Dentro de las múltiples tareas que tiene el administrador está que a través de la convocatoria coloque a disposición de los propietarios todos los documentos pertinentes tanto administrativos como financieros. Esto con el fin de que puedan ser analizados previamente por los asambleístas y que todos tengan conocimiento de los temas a tratar.

Respeto y cordialidad en la asamblea👍

Aunque en algunos momentos de la reunión pueden presentarse desacuerdos e inconformidades, es fundamental mantener una actitud profesional y respetuosa durante toda la asamblea. De allí la importancia de que el Presidente elegido sea una persona preparada y cumpla muy bien su función como moderador.

¡Cuidado con el tiempo! ⏰

Tic, toc, tic, toc… El manejo del tiempo es importante sobre todo en las intervenciones. Asegúrate de llevar un control del mismo, pues entre más ágil y concisa sea la reunión mucho mejor. No olvides que en Jelpit hacemos que las cosas en tu conjunto fluyan.

Publicado originalmente en marzo de 2022.

¿Qué tan útil te pareció este contenido?